| Hilfreiche Tipps

Klausurtagungen – ein MUSS für jeden Betriebsrat!

Die Aufgaben des Betriebsrates sind komplex und vielfältig. Sie umfassen rechtliche, aber auch betriebswirtschaftliche, organisationstheoretische, gesundheitliche und viele andere Aspekte. Der Betriebsrat muss adäquat auf Herausforderungen durch die Arbeitgeberin reagieren und gleichzeitig seine eigene Agenda verfolgen. Zahlreiche sich wiederholende Aufgaben vermischen sich mit langfristig zu planenden Angelegenheiten und eilenden Notfallthemen. Das sind eine Menge Anforderungen. Angesichts dessen ist es unerlässlich, dass der Betriebsrat seine Arbeit strukturiert und systematisch betreibt. Was das für jedes Gremium konkret bedeutet, kann sehr unterschiedlich sein. Doch für die Erarbeitung des individuellen Wegs zu einer strukturierten Arbeitsweise empfehlen wir grundsätzlich das gleiche, hilfreiche Instrument: die Klausurtagung.

 

Was ist eine Klausurtagung?

 

Im Rahmen einer Klausurtagung nimmt sich der Betriebsrat Zeit, um seine bisherige Arbeit zu reflektieren und einen Plan für die kommenden Monate oder die nächste Legislatur zu erstellen. Die laufenden Geschäfte werden für den Moment zurückgestellt, so dass das Gremium genug Ruhe hat, um sich mit den großen Fragen der eigenen Tätigkeit zu beschäftigen. Eine Klausurtagung kann unter anderem für Folgendes genutzt werden:

 

  • Evaluation der bisherigen Arbeit: Was hat im letzten Jahr gut funktioniert? Welche Erfolge konnte der Betriebsrat erzielen? Was hat nicht gut funktioniert und warum? Was kann im nächsten Jahr besser gemacht werden?
  • Festlegen von Themen und Zielsetzungen für einen bestimmten zeitlichen Abschnitt: Womit will sich der Betriebsrat in der kommenden Zeit inhaltlich konkret beschäftigen und was sind seine Ziele? Damit verbunden sind auch: die Definition von Erfolgskriterien, die Verständigung über die Ausrichtung des Gremiums und das Entwickeln gemeinsamer Strategien zur Zielerreichung.
  • Vereinbarung einer sinnvollen Arbeits- und Aufgabenverteilung innerhalb des Gremiums: Wer übernimmt welche Aufgabe? Zu welchen Themen sollten Ausschüsse eingerichtet werden? Wie sollen diese Ausschüsse arbeiten?
  • Klärung eventuell bestehender Konflikte, seien sie persönlicher oder inhaltlicher Art. Die Klausurtagung ist auch ein Ort, an dem sich die Betriebsratsmitglieder besser kennenlernen und als Team zusammenwachsen können.
  • Erarbeiten oder Überarbeiten einer Geschäftsordnung.
  • Integration von Ersatzmitgliedern und anderen Kolleg*innen, die aus unterschiedlichen Gründen vielleicht nur schwer ins Gremium finden.

 

Dem Betriebsrat steht es frei, eine Klausurtagung so zu gestalten, dass sie am ehesten seinen konkreten Anforderungen und Wünschen entspricht und die Arbeit des eigenen Gremiums voranbringt. Es ist auch möglich, sich auf einer Klausurtagung ausschließlich mit einem besonderen inhaltlichen Problem zu beschäftigen, zum Beispiel einer anstehenden Betriebsvereinbarung. In diesem Falle sollten solche Tagungen aber zusätzlich zu den oben genannten generellen Klausurtagungen abgehalten werden.

 

Darf der Betriebsrat überhaupt Klausurtagungen veranstalten?

 

Ja. Im Sinne des Betriebsverfassungsrechtes gibt es für Klausurtagungen des Betriebsrates zwei Modelle:

 

  1. Modell: Eine Klausurtagung kann eine ausgedehnte Betriebsratssitzung sein, auf der sich speziell mit einem oder mehreren der oben genannten Themen befasst wird. Der Betriebsrat bzw. der*die Vorsitzende ist souverän darin, die Tagesordnung und die zeitliche Lage der Betriebsratssitzung festzulegen. Daraus ergibt sich, dass je nach Themenlage und Diskussionsstand eine BR-Sitzung auch mal länger dauern oder sogar über mehrere Tage verteilt werden kann. Die betrieblichen Belange sind zwar zu berücksichtigen, da Klausurtagungen aber nur selten stattfinden, sollte dies kein Problem darstellen.

 

  1. Modell: Der Betriebsrat lässt sich bei seiner Klausurtagung von einer externen Person begleiten. Was spricht dafür? Nun, als Gremium neigt man leicht zur Betriebsblindheit – das ist in jedem geschlossenen Kreis so und vollkommen normal. Der unverstellte Blick einer professionellen, außenstehenden Person kann hier eine große Hilfe sein. Dafür eignen sich Moderator*innen, fachliche und rechtliche Referent*innen oder Mediator*innen. Das LAG Hessen hat zum Beispiel entschieden, dass die Hinzuziehung einer Moderatorin zu einer Klausurtagung erforderlich sein kann und die Kosten dafür von der Arbeitgeberin zu tragen sind, sofern die Kommunikation im Gremium so gestört ist, dass eine Klärung auch von der*dem Vorsitzenden nicht bewältigt werden kann und die Zusammenarbeit im Gremium dadurch beeinträchtigt wird.[1]

 

Der Fitting Kommentar zum BetrVG erkennt an, dass BR-Arbeit so komplex ist, dass der Betriebsrat nicht nur inhaltlich, sondern auch methodisch in der Lage sein muss, anstehende Probleme sachgerecht zu bearbeiten. Deshalb hält er auch Schulungen zum BR-Management für erforderlich, in denen es um die sinnvolle Organisation der BR-Arbeit gehen soll. [2] Eine solche Schulung kann ebenfalls den Zweck einer Klausurtagung erfüllen, wenn sie als Inhouse-Seminar durchgeführt wird.

 

Wann und wo sollen Klausurtagungen stattfinden?

 

In welchem Rhythmus Klausurtagungen abgehalten werden, hängt von den betrieblichen Gegebenheiten ab. Als Orientierung lässt sich aber sagen, dass es sinnvoll ist, einmal jährlich eine Klausurtagung durchzuführen sowie zusätzliche Tagungen bei größeren Veränderungen, wie zum Beispiel einer Betriebsratsneuwahl, einer tiefgreifenden Betriebsänderung oder einem Betriebsübergang.

 

Auch die Länge der Tagungen kann unterschiedlich sein. Um wirklich intensiv an den oben genannten Fragen zu arbeiten, sollte sich das Gremium jedoch mindestens zwei Tage Zeit nehmen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, eine mehrtägige Klausurtagung nicht im Betrieb, sondern an einem externen Tagungsort zu veranstalten. Nach einem Beschluss des LAG Hessen sind die Kosten hierfür von der Arbeitgeberin zu übernehmen. Der ausführlichen Begründung ist nichts hinzuzufügen:

 

Der Charakter einer Klausurtagung verträgt sich nicht mit der Durchführung in den Betriebsräumen, die naturgemäß von dem in der Umgebung herrschenden Arbeitsklima, Kollegenkontakten und nicht auszuschließenden Störungen nicht unberührt bleiben. Eine positive Wirkung von Klausurtagungen besteht darin, dass alle störenden Einflüsse ausgeschaltet sind und sich die Teilnehmer voll konzentrieren können. Sie bietet daher die beste Gelegenheit, einige Grundsatzentscheidungen zu treffen und die Tätigkeit des Gremiums langfristig auszurichten.”[3]

 

Über die Arbeit hinaus kann dann auch die abendliche Freizeit gemeinsam verbracht werden, was dem Zusammenhalt im Gremium sicherlich zugute kommt.

 

Recht und Arbeit unterstützt Euch

 

Recht und Arbeit bietet nach § 37 Abs. 6 BetrVG erforderliche Inhouse-Seminare zum BR-Management an. Wir unterstützen Euch umfassend bei der Organisation Eurer Klausurtagung und empfehlen Euch geeignete Moderator*innen. Auch wenn Ihre keine externe Begleitung hinzuziehen möchtet, beraten wir Euch gern bei der Vorbereitung Eurer Klausurtagung.

 

[1] vgl. LAG Hessen 11.06.2012 16 TaBV 237/11.

[2] vgl. Fitting BetrVG § 37 Rn. 152.

[3] LAG Hessen 9.05.2011, 9 TaBV 196/10.

 

| Ersatzmitglieder, Hilfreiche Tipps

5 Methoden um Ersatzmitglieder besser in die Arbeit des Betriebsrates einzubinden

Ersatzmitglieder sind sehr wichtig. Im Falle des Nachrückens sichern sie sowohl die Arbeits- als auch die Beschlussfähigkeit des Gremiums ab. Wünschenswert ist es natürlich, wenn die Ersatzmitglieder gleich voll in die Arbeit des Betriebsrates einsteigen können und keine Zeit damit verbracht werden muss, die Kolleg*innen erst einmal auf den aktuellen Stand zu bringen.

Die Ersatzmitglieder immer auf dem neusten Stand zu halten, ist aber gar nicht so einfach. Ersatzmitglied zu sein, ist nämlich grundsätzlich kein Status, sondern eine Anwartschaft. Bevor sie nachrücken, sind Ersatzmitglieder normale Arbeitnehmer*innen. Wenn der Betriebsrat sie über die laufenden Geschäfte informiert, muss er deshalb darauf achten, seine Geheimhaltungspflichten aus § 79 und § 99 Abs. 1 BetrVG nicht zu verletzen und die prinzipielle Nichtöffentlichkeit der Betriebsratssitzungen zu berücksichtigen. Viele Arbeitgeber*innen werden sich zudem weigern, Ersatzmitglieder von ihrer Arbeit freizustellen, bevor sie ordentlich in den Betriebsrat nachgerückt sind. Wir zeigen Euch fünf Möglichkeiten, wie Ihr diese Herausforderungen meistert und Eure Ersatzmitglieder sinnvoll in die Arbeit des Betriebsrates einbeziehen könnt.

  1. In den Informationsfluss des Betriebsrates einbinden

Ersatzmitglieder sind keine Betriebsratsmitglieder. Deshalb dürfen sie nicht pauschal jede Information erhalten, die alle Betriebsratsmitglieder bekommen. Im Wesentlichen geht es dabei um personenbezogene Informationen, die der Betriebsrat im Rahmen von Unterrichtungen nach § 99 BetrVG erhält, sowie um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Beides darf der Betriebsrat nicht einfach an Außenstehende weitergeben. Alle anderen Informationen kann der Betriebsrat jedoch zirkulieren lassen, wenn er dies für angebracht hält.

Die*der Schriftführer*in könnte zum Beispiel eine Version des Protokolls erstellen, in der alle sensiblen Informationen geschwärzt sind; so kann es auch an die Ersatzmitglieder verteilt werden. Die Ersatzmitglieder könnten auch in die E-Mail-Verteiler sowie Facebook- oder Messenger-Gruppen aufgenommen werden, sofern dort keine geheimhaltungspflichtigen Informationen geteilt werden.

Ob die Ersatzmitglieder gut eingebunden werden können, hängt auch entscheidend davon ab, ob der Betriebsrat ein gutes Wissensmanagement betreibt: Sind die Protokolle gut und verständlich geschrieben? Sind die Informationen ordentlich und nachvollziehbar abgeheftet und die digitalen Dokumente sorgfältig abgelegt? Ist alles vollständig und leicht auffindbar? Ersatzmitglieder können Euch helfen, Euer Wissensmanagement zu verbessern, indem sie Euch auf bestehende Mängel hinweisen und Verbesserungen anregen.

 

  1. Vorbereitung der Sitzungen ermöglichen

In vielen Gremien wird bei der Organisation der Stellvertretungen von BR-Sitzung zu BR-Sitzung gedacht. Ersatzmitglieder rücken jedoch bereits zu dem Zeitpunkt nach, ab dem bekannt ist, dass das Vollmitglied verhindert sein wird. Das kann also auch schon einige Tage vor der nächsten BR-Sitzung der Fall sein. Das Ersatzmitglied hat dann ausreichend Zeit, um sich auf die Sitzung vorzubereiten und sich aktuelle Informationen anzulesen.

Selbst wenn der Nachrückfall tatsächlich erst zu Beginn einer BR-Sitzung eintreffen sollte, hat das Ersatzmitglied das Recht, sich einen oder zwei Tage vorher bereits auf die BR-Sitzung vorzubereiten (Vorwirkung). Genau wie alle anderen BR-Mitglieder hat auch das Ersatzmitglied einen Rechtsanspruch darauf, gut vorbereitet in die BR-Sitzung zu gehen und sich mit allen Tagesordnungspunkten im Voraus vertraut zu machen.

Weist Eure Ersatzmitglieder auf diese Möglichkeit hin und ermöglicht ihnen den Zugang zu den physischen und digitalen Akten des Betriebsrates jeweils schon im Vorfeld der Sitzungen.

 

  1. Teilnahme an Schulungen

Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung von 2014[1] hat ergeben, dass Schulungen neben den Betriebsratssitzungen der wichtigste Raum für Betriebsräte sind, um sich untereinander auszutauschen. Wenn Ersatzmitglieder häufig nachrücken oder die Vertretungsfälle in gewisser Regelmäßigkeit auftreten, haben auch Nachrücker*innen einen Anspruch auf Teilnahme an mindestens den Grundlagenschulungen. Auch nach der Rechtsprechung des BAG können Schulungen für Ersatzmitglieder erforderlich sein, wenn dadurch die Arbeitsfähigkeit des Gremiums gesichert wird.[2] Häufig stimmt auch die Arbeitgeberin der Teilnahme von mehreren Ersatzmitgliedern an Schulungen zu, weil ein späteres Nachschulen meist teurer und organisatorisch schwieriger wäre.

Nutzt diese Chance und nehmt immer so viele Ersatzmitglieder wie möglich mit zu den Schulungen, um Euch dort miteinander auszutauschen und den Schulungsbesuch gemeinsam zu gestalten.

 

  1. Klausurtagungen

Klausurtagungen sind außerordentliche Betriebsratssitzungen. Auf ihnen wird nicht das Tagesgeschäft verhandelt, sondern sie dienen dazu, die allgemeine Planung der kommenden Monate vorzunehmen sowie interne Strategien und Aufgabenverteilungen festzulegen. Dies betrifft auch die Ersatzmitglieder, sofern sie nicht ganz weit hinten auf der entsprechenden Liste stehen und nicht damit zu rechnen ist, dass sie in den nächsten Monaten nachrücken werden. Auf einer Klausurtagung sollten keine personellen Einzelmaßnahmen besprochen werden, und auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse müssen in diesem Rahmen meist nicht erörtert werden. Daher ist es unproblematisch, die Ersatzmitglieder als Gäste zu den Klausurtagungen des Betriebsrates zu laden. Auch die Arbeitgeberin wird einer Freistellung gegenüber offener sein, da es sich nur um wenige Termine in der Amtszeit handelt.

Alternativ könnt Ihr auch eine Klausurtagung oder einen Tagesordnungspunkt speziell für die Ersatzmitglieder organisieren und mit ihnen Wege einer besseren Zusammenarbeit und die Möglichkeiten aus den anderen hier genannten vier Punkten besprechen.

 

  1. Mitarbeit in der Betriebsgruppe

Existiert bei Euch im Betrieb eine gewerkschaftliche Betriebsgruppe oder ein Vertrauenskörper? Falls ja, dann ist es sinnvoll und wünschenswert, dass Ersatzmitglieder sich dort engagieren. So kann die Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Gewerkschaft noch enger gestaltet werden. In Betrieben mit geringem gewerkschaftlichen Organisationsgrad übernehmen besonders aktive Betriebsratsmitglieder häufig beide Posten ­– doch diese Doppelbelastung ist selbst für den*die engagierteste*n Kolleg*in meist zu viel.

Wenn bei Euch keine Betriebsgruppe existiert, besprecht mit der bei Euch vertretenen Gewerkschaft, wie ihr eine solche gemeinsam etablieren könnt. Denn der Betriebsrat kann von einer starken gewerkschaftlichen Präsenz im Betrieb nur profitieren.

[1] https://www.boeckler.de/hbs_showpicture.htm?id=46197&chunk=1.

[2] BAG 15.5.1986, AP Nr. 53 zu § 37 BetrVG 1972 und BAG 19.9.2001 – 7 ABR 32/00.